KPI и управленско отчитане

Да виждате всеки месец числата, които изискват решение 

Не ви трябват повече отчети. Трябват ви правилните числа. 

Financial Architects помага на собственици и управленски екипи да изградят KPI структура, управленски отчети и dashboard логика, които показват какво реално се случва в бизнеса - навреме, ясно и с фокус върху решенията.

Целта не е да описваме миналото. Целта е числата да показват какво трябва да се направи.

Данните не са проблем. Липсата на управленска картина е проблем.

Много компании вече имат данни.

• Имат счетоводни отчети.
• Имат Excel таблици.
• Имат ERP или CRM система.
• Имат банкови извлечения.
• Имат справки за продажби, разходи, клиенти, продукти и проекти.

Но въпреки това собственикът често не получава ясен отговор на най-важните въпроси:

• Какво наистина движи резултата?
• Къде има отклонение от плана?
• Кои клиенти, продукти или канали създават стойност?
• Къде маржът се влошава?
• Какво се случва с паричния поток?
• Кои разходи растат твърде бързо?
• Какви действия трябва да се предприемат този месец?
• Кои показатели трябва да следим постоянно?

Проблемът не е липсата на информация. Проблемът е, че информацията не е подредена като управленска система.

Какво представлява управленското отчитане

Управленското отчитане превръща финансовите и оперативните данни в ясна картина за собственика и мениджмънта. То не е същото като счетоводно отчитане. Счетоводният отчет показва какво се е случило за нормативни и отчетни цели. Управленският отчет показва какво означават числата за бизнеса и какви решения трябва да се вземат. Добрата система за управленско отчитане отговаря на въпроси като:

• Как се движим спрямо плана?
• Къде печелим и къде губим марж?
• Къде се блокира кеш?
• Кои разходи изискват контрол?
• Кои KPI се влошават?
• Какво трябва да се направи през следващия месец?
• Какво трябва да следим на ниво собственик, мениджмънт и екипи?

Кога имате нужда от KPI и управленско отчитане

Тази услуга е подходяща, ако бизнесът вече има активност, данни и сложност, но липсва достатъчно ясен управленски поглед. Типични ситуации:

• имате счетоводни отчети, но те идват твърде късно за управленски решения;
• има много Excel справки, но няма една версия на истината;
• различните екипи гледат различни числа;
• собственикът трябва сам да събира информация от няколко места;
• липсва месечен management report;
• не е ясно кои KPI са наистина важни;
• бюджетът не се сравнява регулярно с реалните резултати;
• отклоненията се виждат късно;
• не се следят маржове, паричен поток, оборотен капитал и разходи в единна картина;
• бизнесът расте, но контролът започва да изостава;
• решенията се вземат повече по усещане, отколкото по ясни показатели.

Кога имате нужда от KPI и управленско отчитане

Тази услуга е подходяща, ако бизнесът вече има активност, данни и сложност, но липсва достатъчно ясен управленски поглед. Типични ситуации:

• имате счетоводни отчети, но те идват твърде късно за управленски решения;
• има много Excel справки, но няма една версия на истината;
• различните екипи гледат различни числа;
• собственикът трябва сам да събира информация от няколко места;
• липсва месечен management report;
• не е ясно кои KPI са наистина важни;
• бюджетът не се сравнява регулярно с реалните резултати;
• отклоненията се виждат късно;
• не се следят маржове, паричен поток, оборотен капитал и разходи в единна картина;
• бизнесът расте, но контролът започва да изостава;
• решенията се вземат повече по усещане, отколкото по ясни показатели.

Какво изграждаме

1. KPI структура - Не всеки показател е KPI. KPI е показател, който помага да се управлява бизнесът и да се вземат решения. Изграждаме малък, ясен и полезен набор от ключови показатели, съобразени с конкретния бизнес модел. KPI структурата може да включва:

• финансови KPI;
• оперативни KPI с финансов ефект;
• показатели за приходи;
• показатели за маржове;
• показатели за разходи;
• показатели за паричен поток;
• показатели за оборотен капитал;
• показатели за клиенти;
• показатели за продукти, услуги, проекти или канали;
• показатели за ефективност и производителност;
• показатели за риск.

Целта е да се следят числата, които реално движат решенията.

2. Месечен управленски отчет - Месечният управленски отчет трябва да бъде кратък, ясен и ориентиран към действие. Той не трябва да бъде пакет от таблици, които никой не чете. Той трябва да показва:

• какво се е случило през месеца;
• какво се е променило спрямо плана;
• къде има отклонения;
• кои показатели се подобряват;
• кои показатели се влошават;
• какво изисква управленско внимание;
• какви действия трябва да се обсъдят.

Месечният управленски отчет може да включва:

1. P&L management view;
2. приходи по направления;
3. разходи по основни групи;
4. маржове;
5. cash flow преглед;
6. вземания и задължения;
7. бюджет спрямо реални резултати;
8. KPI dashboard;
9. коментар върху отклоненията;
10. препоръки за действия.

3. Dashboard логика - Dashboard-ът не е просто визуализация. Той е инструмент за бърза ориентация. Добре изграден dashboard трябва да отговаря на въпроса: Кои 10–15 числа трябва да види собственикът, за да разбере дали бизнесът се движи в правилната посока?

Dashboard логиката може да включва:

• приходи;
• брутен марж;
• EBITDA;
• паричен поток;
• наличен кеш;
• вземания;
• просрочени вземания;
• задължения;
• оборотен капитал;
• cash conversion cycle;
• бюджет спрямо реален резултат;
• продажби по клиенти, продукти или канали;
• разходи по основни категории;
• ключови оперативни показатели.

Фокусът е върху яснота, не върху декоративни графики.

4. Budget vs Actual анализ - Бюджетът има стойност само ако се сравнява с реалността. Изграждаме процес за регулярна проверка на реалните резултати спрямо плана. Анализът показва:

• къде има отклонение;
• дали отклонението е временно или структурно;
• какво го причинява;
• дали трябва да се актуализира forecast-ът;
• какви управленски действия са нужни.

Budget vs Actual анализът помага бюджетът да не остане статичен Excel файл, а да се превърне в реален инструмент за управление.

5. Анализ на отклоненията - Отклонението само по себе си не е достатъчно. Важно е да се разбере защо се е случило. Анализираме отклоненията по:

• приходи;
• обем;
• цена;
• марж;
• себестойност;
• разходи;
• cash flow;
• вземания;
• задължения;
• наличности;
• клиенти;
• продукти;
• проекти;
• канали.

Целта е да се раздели шумът от важните сигнали. Не всяко отклонение изисква действие. Но правилните отклонения трябва да се виждат навреме.

6. Управленски ритъм - Отчетът има стойност само ако води до разговор и решение. Затова управленското отчитане трябва да бъде свързано с месечен ритъм:

• подготовка на данни;
• изготвяне на управленски отчет;
• анализ на отклоненията;
• управленска среща;
• решения;
• отговорности;
• проследяване на действия;
• актуализация на forecast, ако е необходимо.

Целта е числата да не остават в отчет, а да се превръщат в действия.

Какви KPI могат да бъдат включени

Няма универсален списък, който да е правилен за всяка компания. KPI трябва да следват бизнес модела.

Финансови KPI - Примерни финансови показатели:

1. приходи;
2. ръст на приходите;
3. брутен марж;
4. contribution margin;
5. EBITDA;
6. EBITDA margin;
7. оперативна печалба;
8. нетна печалба;
9. разходи като процент от приходи;
10. cash flow от оперативна дейност;
11. свободен паричен поток;
12. наличен кеш;
13. burn rate, ако е релевантно;
14. runway, ако е релевантно.
15. KPI за паричен поток и ликвидност
16. Примерни показатели:
17. наличен кеш;
18. cash buffer;
19. 13-week cash flow forecast;
20. нетен паричен поток;
21. просрочени вземания;
22. дни на събиране на вземания;
23. използване на овърдрафт;
24. използване на кредитна линия;
25. предстоящи големи плащания;
26. ликвидна позиция спрямо минимален буфер.

KPI за оборотен капитал - Примерни показатели:

1. вземания от клиенти;
2. просрочени вземания;
3. aging на вземанията;
4. задължения към доставчици;
5. наличности;
6. бавнооборотни наличности;
7. DSO;
8. DPO;
9. DIO;
10. cash conversion cycle;
11. нужда от оборотен капитал;
12. блокиран кеш.

KPI за продажби и маржове - Примерни показатели:

1. продажби по клиенти;
2. продажби по продукти или услуги;
3. продажби по канали;
4. средна продажна цена;
5. отстъпки;
6. брутен марж по продукт;
7. марж по клиент;
8. марж по проект;
9. клиентска рентабилност;
10. продуктова рентабилност;
11. приходен микс;
12. концентрация на приходи.

Оперативни KPI с финансов ефект - Примерни показатели:

• производителност;
• капацитет;
• използваемост на екипа;
• брой завършени проекти;
• средно време за изпълнение;
• технологичен брак;
• рекламации;
• разход на материали;
• разход на енергия;
• логистични разходи;
• текучество;
• ефективност на процеси.

Как работим

1. Разбираме как се управлява бизнесът днес - Започваме с разговор за това как собственикът и екипът вземат решения в момента. Гледаме:

• какви отчети се използват;
• кой ги подготвя;
• кога се получават;
• кои числа се следят;
• кои решения зависят от тях;
• какви проблеми остават невидими;
• каква информация липсва;
• къде има много данни, но малко яснота.

Целта е да разберем каква управленска картина е нужна, а не просто какви таблици могат да се направят.

2. Преглеждаме наличните данни - Работим с това, което вече съществува:

• счетоводни отчети;
• оборотна ведомост;
• справки за продажби;
• разходни справки;
• вземания;
• задължения;
• складови справки;
• банкови данни;
• бюджет;
• прогнози;
• ERP;
• CRM;
• Excel файлове;
• оперативни справки.

Не е нужно всичко да е перфектно. Често първият извод е кои данни са надеждни, кои липсват и кои трябва да се подредят по-добре.

3. Избираме правилните KPI - Не започваме с дълъг списък. Започваме с въпросите, които бизнесът трябва да управлява. Например:

• Какво движи печалбата?
• Какво движи кеша?
• Къде маржът се влошава?
• Кои клиенти са важни?
• Къде разходите излизат извън контрол?
• Какво трябва да знае собственикът всеки месец?
• Какво трябва да знаят екипите?

След това определяме KPI, които отговарят на тези въпроси.

4. Изграждаме управленски отчет или dashboard - Създаваме структура, която може реално да се използва. Форматът може да бъде:

• Excel management pack;
• dashboard;
• месечен PDF report;
• management presentation;
• KPI tracker;
• cash flow pack;
• budget vs actual report;
• комбинация според нуждите на бизнеса.

Фокусът е върху ясна структура:

• кратко резюме;
• ключови показатели;
• отклонения;
• коментари;
• рискове;
• действия.

5. Създаваме ритъм за преглед и решения - Управленското отчитане трябва да има собствен ритъм. Определяме:

• кога се подготвя отчетът;
• кой предоставя данните;
• кой го преглежда;
• какви решения се вземат;
• как се проследяват действията;
• кога се актуализира forecast;
• кои KPI се обсъждат всеки месец.

Така отчетът става част от управлението, а не административна задача.

Какво получавате

В зависимост от обхвата, резултатът може да включва:

• KPI framework;
• management reporting structure;
• месечен управленски отчет;
• dashboard логика;
• budget vs actual report;
• variance analysis;
• KPI definitions;
• reporting calendar;
• data source map;
• cash flow reporting section;
• margin reporting section;
• working capital reporting section;
• executive summary template;
• decision log;
• препоръки за месечен управленски ритъм;
• план за подобрение на отчетността.

Какви въпроси ще можете да си отговорите

След проекта трябва да имате по-ясен отговор на въпроси като:

• Кои са най-важните показатели за нашия бизнес?
• Кои числа трябва да виждаме всеки месец?
• Как се движим спрямо плана?
• Къде има отклонение и защо?
• Кои продукти, клиенти или канали създават стойност?
• Къде губим марж?
• Какво се случва с кеша?
• Къде се блокира оборотен капитал?
• Кои разходи растат твърде бързо?
• Какви решения трябва да се вземат този месец?
• Какво трябва да следим занапред?

Разлика между счетоводен отчет и управленски отчет

Счетоводният отчет показва миналото. Счетоводният отчет е необходим за нормативни, данъчни и отчетни цели. Той показва какво се е случило през определен период и трябва да бъде изготвен според счетоводните правила.

Управленският отчет помага за решенията. Управленският отчет е създаден за собственика и мениджмънта. Той може да използва счетоводната информация, но я подрежда по начин, който отговаря на управленски въпроси.

Фокусът е върху:

• резултат;
• отклонения;
• маржове;
• кеш;
• KPI;
• рискове;
• действия.

Какво прави един KPI полезен

Един KPI е полезен, когато отговаря на пет условия:

1. Свързан е с решение - Ако няма решение, което зависи от показателя, вероятно това не е KPI, а просто статистика.
2. Може да се измери надеждно - Показателят трябва да има ясен източник, дефиниция и логика на изчисление.
3. Следи се регулярно - KPI трябва да се вижда с достатъчна честота, за да помага при управление.
4. Има собственик - Някой трябва да отговаря за показателя или за действията, които произтичат от него.
5. Води до действие - Ако KPI се влошава, трябва да е ясно какво се прави след това.

Защо това е CFO тема

KPI и управленското отчитане са в основата на CFO функцията.Те свързват:

• счетоводството;
• продажбите;
• операциите;
• паричния поток;
• бюджета;
• маржовете;
• оборотния капитал;
• финансирането;
• управленските решения.

Без ясни KPI собственикът често управлява по усещане.Без управленски отчет бизнесът вижда проблемите твърде късно. Без ритъм на преглед числата не се превръщат в действия. Затова KPI и управленското отчитане не са просто "reporting". Те са управленска инфраструктура.KPI и управленското отчитане са в основата на CFO функцията.

Връзка с растежа

Колкото повече расте бизнесът, толкова по-трудно става собственикът да държи цялата картина в главата си. Повече клиенти, повече продукти, повече хора, повече разходи и повече решения изискват по-добра система за видимост. KPI и управленското отчитане помагат растежът да бъде управляван по-структурирано:

• с по-ранни сигнали;
• с по-добър контрол;
• с по-ясни отговорности;
• с по-малко изненади;
• с по-добра връзка между стратегия и изпълнение.

Какво не правим

• Не правим отчети заради самите отчети - Повече таблици не означават по-добро управление. Фокусът е върху информация, която води до действие.
• Не започваме от dashboard дизайна - Красивият dashboard не решава проблема, ако показва грешните числа. Първо определяме управленските въпроси и KPI. След това идва визуализацията.
• Не създаваме прекалено сложна система - SME компанията няма нужда от тежка корпоративна reporting система, ако бизнесът не може да я поддържа. Целта е структура, която е достатъчно ясна, полезна и реалистична.
• Не заместваме счетоводителя - Управленското отчитане използва счетоводни и оперативни данни, но има различна цел. То не замества счетоводното обслужване и нормативното отчитане.

Резултатът

Целта не е просто да имате повече информация. Целта е да имате по-добра управленска яснота. След проекта трябва да имате:

• по-ясни KPI;
• по-добър месечен управленски отчет;
• една версия на истината;
• по-бързо разпознаване на отклонения;
• по-добър контрол върху маржове, кеш и разходи;
• по-структуриран управленски разговор;
• по-ясни действия след всеки отчетен период.